كيفية تعلم أساسيات برنامج الإكسل (Excel للمبتدئين)

كيفية تعلم أساسيات برنامج الإكسل (Excel للمبتدئين)

تتنوع استخدامات برنامج الــ EXCEL  فهي أساسية في كافة مجالات إدخال البيانات، الإحصاء، الحسابات، الهندسة وغيرها من المجالات التي لا غنى عن الــ EXCEL فيها، ويعتبر الــ EXCEL من أفضل برنامج تحليل البيانات وتصميم الرسوم البيانية المتنوعة عبر تكوين الخلايا من الصفوف والأعمدة مما يجعل البرنامج من أكثر برامج مايكروسوفت استخدامًا حول العالم.

قائمة بأهم أساسيات الــ EXCEL للمبتدئين

نظرًا لأن استخدامات الــ EXCEL أمرًا ضروريًا لذا من الضروري البدء بتعلم وطرح أساسيات البرنامج من الصفر والارتقاء بمستوياته تدريجيًا للمبتدئين للوصول للاحترافية والتمكن وبالتالي سوف نتطرق لعرض قائمة بأبرز أساسيات الــ EXCEL من إدخال النصوص والتعديل عليها، بناء وتصميم معادلات من جمع وطرح وقسمة وضرب بالإضافة إلى إدراج الصور والأشكال والرسوم البيانات.

إدخال النصوص الــ TEXT في ورقة الــ EXCEL

تعتبر خطوة كتابة وإدخال النصوص في شيت الإكسيل من أولى أساسيات تعلم البرنامج للمبتدئين وهي طريقة سهلة جدًا تتم عن طريق الكتابة داخل المربعات أو الخلايا في ورقة الإكسيل، ولتنفيذ هذه الخطوة تتبع طريقتين:

الطريقة الأولى: النقر بالماوس "كليك شمال" على الخلية أو المربع المراد كتابة النص داخله ثم كتابة ما تريد من نص داخل المربع أو الخلية.

الطريقة الثانية: النقر على المربع أو الخلية بالماوس ثم التوجه إلى المستطيل الفارغ في الأعلى وكتابة النص ومن الملاحظ بعد هذه الخطوة ظهور النص في المربع المراد كتابته فيها، تتميز هذه الطريقة على الأولى في أنها توضح إذا كان النص المكتوب كبيرًا ويحتاج إلى تعديل أم لا؟

بعد كتابة النص بإحدى الطريقتين السابقتين يمكن إجراء التعديلات على حجم ونوع الخط ولونه بكل سهولة عبر أيقونة الإعدادات أعلى شيت الإكسيل وهي تتشابه مع إعدادات برنامج الــ WORD.

تغيير عرض العمود داخل شيت الــ EXCEL

يمكن تغيير عرض العمود في شيت أو ورقة الــ EXCEL بكل سهولة عن طريق الاستمرارية في الضغط على الفاصل بين اسم العمود المراد تغيير عرضه والعمود الذي يليه مع التحرك يمينًا وشمالًا فمن خلال هذه الخطوة تتمكن من تصغير أو تكبير عرض العمود.

كتابة المعادلات البسيطة في شيت الــ EXCEL

يعتبر نظام كتابة المعادلات داخل شيت الــ EXCEL من أبرز أساسيات البرنامج للمبتدئين وليس هذا فحسب بل هي الهدف الأساسي من استخدام البرنامج حيث تسهل معادلات الإكسيل التعاملات داخل البرنامج بشكل كبير من جمع وطرح وضرب وقسمة، فمن خلال المعادلة يتم إجراء العمليات الحسابية بكل سهولة مهما كان عدد العناصر الموجودة فيها.

على سبيل المثال لعمل معادلة جمع داخل برنامج الــ EXCEL، مثلًا 1+4 تعتبر معادلة ولكن كيف يمكن كتابتها داخل شيت الإكسيل، الأمر سهل جدًا عبر مجموعة خطوات تتبعها على النحو الآتي:

• في البداية يجب أن تبدأ جميع معادلات الإكسيل بــ "=".

• لا تكتب أي مسافة داخل المعادلة.

• يجب النقر على زر "ENTER" لمعرفة نتيجة معادلة.

• وبالتطبيق على المثال السابق يتم كتابة "=" ثم 1 ثم كتابة علامة "+" ثم 4 والنقر على زر ""ENTER وتظهر النتيجة بالرقم 5.

إضافة الصور إلى شيت الــ EXCEL

إن إضافة الصور من ضمن وأهم أساسيات تعلم الــ EXCEL للمبتدئين وتتم  هذه الخطوة عن طريق:

• النقر على خيار "INSERT" أو "إدراج" في أعلى صفحة الإكسيل.

• تحديد واختيار "PICTURE" أو "صورة" لإضافة الصورة بكل بساطة.

• بعد إضافة الصورة يمكن إجراء التعديلات عليها بتغيير الحجم ومكانها.

إضافة الأشكال إلى شيت الــ EXCEL

يمكن إضافة الأشكال والــ SHAPS  إلى شيت الــ EXCEL من خلال إتباع الخطوات الآتية:

• النقر على "INSERT" ثم اختيار SHAPS .

• تحديد واختيار الشكل المراد إدراجه وإضافته للشيت.

• بعد إضافة الشكل يمكن إجراء كافة التغييرات عليها من تغيير الحجم ومكانه عبر الأسهم التي تظهر فوق الــ SHAPS  .

أهمية تعلم أساسيات الــ EXCEL

لا غنى عن برنامج الــ EXCEL في أي بيئة عمل اليوم مهما اختلف النشاط التجاري، ففي حالة الاستغناء عن تعاملات البرنامج في العمل يحدث نوع من الفوضى وإهدار للوقت والجهد ومن هنا تبرز أهمية تعلم أساسيات الــ EXCEL لتحقيق الفائدة منه، وتتمثل أهمية البرنامج في:

إنشاء المخططات الكبيرة

يحقق الــ EXCEL أهمية وفائدة كبيرة لمستخدميه خاصة من أصحاب الأعمال عن طريق إنشاء الجداول والمخططات الكبيرة لكتابة وإدخال كمية كبيرة من البيانات باستخدام الخلايا داخل شيت الــ EXCEL حيث تدرج وتكتب البيانات داخل الخلايا الفردية والصفوف والأعمدة مما يسهل من تصنيفها وفرزها.

تحرض المخططات في عرض مرئي عبر استخدام الرسوم البيانية الدائرة حيث تضيف معنى للبيانات مما يساعد على زيادة التركيز عند الاطلاع على تقارير الأعمال بصورة أكثر دقة، وتفيد هذه الطريقة بشكل كبير في العملية التسويقية.

استخدام التنسيق الشريطي

تنسيق جداول البيانات واستخدام ألوان مختلفة للتمييز بين الأعمدة لعرض أهم البيانات إلى الواجهة، ومن خلال استخدام التنسيق الشريطي في برنامج الــ EXCEL يمكن أداء العديد من المهام مثل عرض الرموز البسيطة، مقارنة المعلومات، البحث عن التكرارات وغيرها.

تجميع البيانات

يمكن برنامج الــ EXCEL من تجميع البيانات والمعلومات من وثائق وملفات في مكان واحد خاصة البيانات والمعلومات الأولية وذات الأهمية وهذه الخطوة مهمة جدًا تمكن استرداد الصور والنصوص وإضافة عناصر أخرى من جداول وصور وأشكال ورسوم بيانية.

تخطيط وإدارة الموارد البشرية

على الرغم من تواجد العديد من الأنظمة المستخدمة في إدارة الموارد البشرية والتخطيط لها بكل سهولة مثل أنظمة أوراكل وغيرها إلا أن برنامج الــ EXCEL يعتبر الأفضل في هذه العملية حيث يسمح بإدارة الموارد البشرية والتخطيط لها بكل سهولة من خلال ملف واحد يستخدمه موظفو الموارد البشرية لإدخال جميع بيانات الموظفين في ملف واحد وإعداد التقارير على ذلك مما يساعد في تحليل الأعمال المالية والتجارية بكل سهولة.

تحديد الاتجاهات

توفير الخطوط العريضة لتوضيح البيانات والاتجاهات الرئيسية للمعلومات مما يوضح النقاط الرئيسية والمهمة للمستخدمين للاطلاع عليها بطريقة مباشرة مما يساعد على تقديم توقعات للبيانات المستخدمة وبالتالي تطوير الشركات لاستراتيجياتها في المستقبل.

استخدامات الــ EXCEL في تطبيقات المحاسبة

تتعدد المهام التي يؤديها برنامج الــ EXCEL في تطبيقات المحاسبة وهي مهمة جدًا، ومن أبرز هذه المهام:

• إنشاء برامج محاسبية أساسية.

• كتابة وتسجيل الودائع والنفقات في صفوف محددة.

• جمع المعاملات المالية في دفاتر محاسبية.

• إنشاء الرسوم البيانية والمخططات والجداول الحسابية بكل سهولة.

• المقارنة بين الإيرادات والمدفوعات بكل سهولة.

• إتمام عمليات الجمع بشكل تلقائي.

استخدام برنامج الــ EXCEL في التعليم

لا تقتصر أهمية واستخدامات الــ EXCEL على الأعمال التجارية والمالية فقط بل يستخدم في العملية التعليمية أيضًا عن طريق:

• جدولة وتنظيم المعلومات الدراسية.

• تحديث البيانات بشكل تلقائي وتخزينها بتنظيم.

• عرض الأفكار والبيانات للطلاب بطرق أكثر إبداعية ومنظمة.

• حساب درجات الأطفال ووضع جداول زمنية للفصول الدراسية.

في الختام نكون قد تعرفنا على قائمة أساسيات تعلم الــ EXCEL من الصفر حتى الاحترافية للمبتدئين عن طريقة التعرف على كيفية إضافة النصوص والصور وتغيير عرض العمود بالإضافة إلى إجراء المعادلات الحسابية كما تعرفنا على أهمية واستخدامات البرنامج.